As planilhas eletrônicas são uma
evolução das antigas feitas no papel e mostram-se muito úteis por uma variedade
de motivos. Elas são ideais para manter a organização quando trabalha-se com
números. Os programas de planilhas eletrônicas são compostos por planilhas
com linhas e colunas (uma tabela) para inserção de dados. Esses programas são
capazes de realizar cálculos complexos e gerar gráficos e diagramas a partir
desses dados. As planilhas eletrônicas também podem ser usadas como um simples
banco de dados com listas, que serão incorporadas automaticamente aos modelos
de documentos. Pacotes de programas para escritório, que contêm processadores
de textos e apresentador de slides, costumam vir também com uma planilha
eletrônica junto. Há pacotes de programas gratuitos e pagos. Os princípios
dessas planilhas de coleta de dados são, normalmente, funções financeiras previamente
programadas.
As planilhas eletrônicas permitem que seus usuários insiram dados em um formato tabular. As tabelas são formadas pelas células que podem conter dados calculados. Esses programas são capazes de gerar dados a partir de outras fontes, como por exemplo, outras planilhas (relacional), e de receber dados inseridos pelos usuários, tais como nomes e números. Esses programas acomodam diversas páginas e planilhas para que as informações sejam compiladas. Antes das planilhas eletrônicas, os dados eram registrados em livros, razão que usavam um formato tubular similar e os cálculos eram feitos pelo usuário.
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